ویپ معادل واژه‌ی انگلیسی VoIP مخفف Voice Over IP یا فناوری انتقال صدا از طریق بستر شبکه‌ی اینترنت است و در مقابل سیستم‌های تلفنی که صدا و صوت را به صورت آنالوگ منتقل می‌کردند،قرار می‌گیرد. در این سیستم انتقال،صدا تبدیل به بسته هایی از جنس دیتا از طریق شبکه‌ی IP می‌شود. به این صورت که در زمان ارسال ابتدا صدا به کدک تبدیل شده، بعد فشرده و تبدیل به فرمتی مناسب و مقاوم شده و در نهایت به شبکه سپرده می‌شود و در زمان دریافت برعکس این عمل برای تبدیل صدای دیجیتال به آنالوگ طی می‌شود. استفاده از این سیستم و فناوری نوین نسبت به سیستم‌ها و فناوری‌های کهنه تر مزایا و فوایدی دارد که در ادامه به آنها اشاره می‌شود.
نصب و راه اندازی سیستم‌های تلفنی ویپ
پس از اینکه بستر ویپ آماده شد و سرورها، تنظیمات شیکه و تجهیزات دیگر نصب شدند و کانفیگ‌های آنها انجام شد، نصب و راه اندازی تلفن ویپ بسیار آسان است و تنها به طی کردن چند مرحله‌ی ساده دارد که در ادامه ذکر می‌شود.
- اتصال تلفن به آداپتور ویپ
- اتصال تلفن و کامپیوتر به سوییچ
- اتصال آنها به روتر
- اتصال به مودم پهنای باند
- اتصال به اینترنت
مزایای نصب، راه اندازی و استفاده از سیستم‌های تلفنی ویپ
یکی از اولین اقدامات برای شروع هر کسب و کاری، اطمینان از دسترسی تلفن به اینترنت است. کارهای زیادی در زمینه شبکه‌های کامپیوتری انجام شده است، اما دفاتر هنوز هم برای برقراری ارتباط‌های مختلف روزانه به تلفن نیاز دارند. سیستم‌های قدیمی ترتلفن اختصاصی بسیار گران بودند و استفاده از آنها سخت و زمان‌بر بود. با این حال، ویپ یا معادل انگلیسی آن VoIP (over Internet Protocol) ،به معنی تکنولوژی انتقال صدا بر روی بستر شبکه‌ی اینترنت مزایای بسیار زیادی نسبت به استفاده از سیستم‌های تلفنی قدیمی تر دارد که در ادامه ۷ مزیت استفاده از این تکنولوژی و فناوری ارائه می‌شود.
- نصب، راه اندازی و و نظارت بر روی ویپ آسان است.
نصب تلفن‌های IP حتی برای افرادی که دارای دانش فنی محدود هستند،آسان است. به جای استخدام کردن و مراجعه به فردی که بیاید سیم کشی کند و تلفن‌های با سیستم قدیمی را برایتان نصب کند، خودتان می‌توانید به راحتی و آسانی یک تلفن IP را نصب کنید..نرم افزار Hosted VoIP اضافه کردن کاربران جدید، تغییر و جابجایی پورتال وب و پیکربندی سیستم را آسان و ارزان می‌کند. هیچ سخت افزاری برای VoIP برای نصب وجود ندارد، شما فقط نیاز به تلفن‌های IP دارید و حتی لازم نیست نرم افزاری برای آن را نصب کنید. - کم یا زیاد کردن خط تلفن با ویپ آسان است.
همیشه نمی‌توان پیش بینی کردکه چند خطبرای سال آینده نیاز استو اگر سیستم تلفن سنتی دارید. باید با دقت تخمین بزنید تا پول اضافی بابت استفاده از خطوط تلفنی بلا استفاده نپردازید.همه این چالش‌ها و نگرانی‌ها با استفاده از سیستم‌های ویپ برطرف می‌شود. با استفاده از ویپ برای کسب و کارتان، می توانید یک خط را به محض اضافه کردن یک کارمند جدید اضافه کنید و وقتی یک کارمند رفت. می توانید خط را به راحتی مجددا جایگزین کنید یا حذف کنید. شما همیشه دارای شماره تلفن‌های متناسب بانیازهای خود هستید. - با استفاده از ویپ بررسی تعداد کارمندان مشغول به کار آسان می‌شود.
آیا فضای اداریو تعداد کارمندان خودرا دوباره مرتب کرده‌ایدیا گسترش داده اید؟ سیستم‌های تلفنی ویپاجازه می‌دهندکهکاربران به یک پورتال وب مناسب دسترسی داشته باشند تا سیستم رادر هر زمانی که می‌خواهند مجددا تنظیم و بررسی کنند. سیستم‌های تلفنی ویپ برای کسب و کارهایی که کارگران میدانی و یا کارگرانی که زیاد سفر می‌کنند، دارند؛ بسیار مناسب است. با توجه به ویژگی‌های سیستم‌های تلفنی ویپ که داده‌ها و اطلاعات را در فضای ابری ذخیره می‌کنند. می‌توان با هر نقطه‌ای از جهان تماس برقرار و به آسانی آنها را مدیریت کرد. - در سیستم‌های تلفنی ویپ طیف وسیعی از ویژگی‌های تماس پشتیبانی می‌شوند.
همه ویژگی‌های سیستم تماس صوتی‌ای راکه انتظار دارید.از جمله نگه داشتن تماس، انتقال تماس، جستجویتماس، کنفرانس تلفنی، پیدا کردن من/دنبال من و منوهای تلفن همراه در ویپ موجود است. با انتخابسیستم تلفنی ویپ ، هیچ یک از ویژگی‌های مورد علاقه خود را از دست نخواهید داد. - ویپ حتی فن آوری‌های قدیمی‌ای مانند فکس را پشتیبانی می‌کند.
فکس مجازی (همچنین به نام فکس‌های IP)،یکی دیگر از ویژگی‌های سیستم‌های تلفنی ویپ است. حتی در عصر ایمیل و ارتباطات فوری، مواردی وجود دارد کهاستفاده ازفکس برای آنهالازم است. بدون نیاز به کاغذ یا جوهر، می توانید فکس ها را با استفاده از حساب ایمیل‌تان در سیستم ویپ ارسال و دریافت کنید. - با استفاده از ویپ در هزینه‌های کسب و کارتان صرفه جویی کنید.
صرفه جویی در هزینه یکی از مهمترین ویژگی‌های اصلی و مهم سیستم‌های تلفنی ویپ است. سیستم های قدیمی گران بودند. اضافه کردن ویژگی‌های جدید به آنها مانندراه اندازیسیستم مزاحمت تلفنی، تنظیم مجدد زمان و تغییرات سیستم فیزیکی، تعمیر و نگهداری و تعمیرات آنها بسیار هزینه بر بود.اما با سیستم‌های ویپ، شما نه تنها در هزینه‌های نصب و راه اندازی صرفه جویی می‌کنید، بلکه هزینه‌ی خود تماس‌ها نیز به مراتب ارزان تر هستند. اگر برای کسب و کارتان می‌خواهید از رومینگ و تماس‌های بین المللی استفاده کنید. با استفاده از سیستم‌های ویپ در هزینه‌های خود می‌توانید تا حد زیادی صرفه جویی کنید. - ادغام ویپ با دیگر سیستم‌های کسب و کار
از آنجا که ویپ سیستم تلفنی مبتنی بر اینترنت است. به راحتی می‌توان آن را با سیستم‌ها و برنامه هایی که هر روز از آنها درکسب و کارتان استفاده می‌کنید،ادغام کنید. شما می‌توانید چیزهایی مانند برقراری تماس‌های خروجی از طریق Outlook و یا دیگر ارائه دهندگان سیستم ایمیل و یا ذخیره‌ی فایل‌های صوتی مشتری از تماس‌های ورودی شان را با این سیستم به راحتی انجام دهید.حساب های ایمیل صوتی از طریق ایمیل برای کارگرانی که در حال سفر هستند قابل دسترسی است. و حتی می‌توانید پیامهای صوتی را با برخی از سیستم‌های تلفنی ویپ را دریافت کنید. این ویژگی پیامهای پست صوتی را به متن منتقل می‌کند و آنها را به حساب ایمیل شما هدایت می‌کند. بنابراین لازم نیست نگران یادداشت برداری در هنگام مکالمه باشید.